De laatste tijd ontvangen wij veel vragen over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing? Is het bijvoorbeeld voldoende om deze op uw website te plaatsen? En hoe zit het bijvoorbeeld wanneer men niet alleen eigen algemene voorwaarden hanteert maar daarnaast bijvoorbeeld ook de RVOI of DNR? Op al deze vragen vindt u hieronder een antwoord. Daar waar wordt gesproken over ‘gebruiker’ wordt degene die algemene voorwaarden in de overeenkomst gebruikt bedoeld en daar waar wordt gesproken over de ‘wederpartij’ wordt bedoeld degene die door ondertekening van een geschrift of op andere wijze de gelding van algemene voorwaarden heft aanvaard.

Inhoudsopgave

1. Belang van een juiste toepassing

2. Redelijke mogelijkheid tot kennisneming

3. Battle of the forms

4. Deponeren van Algemene Voorwaarden

5. Samenvatting

1. Het belang van een juiste toepassing

Waarom is belangrijk om uw algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing te verklaren op een overeenkomst en wat zegt de wet nu eigenlijk over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden? In art. 6:232 BW stelt de wetgever dat een wederpartij ook dan gebonden is aan de algemene voorwaarden wanneer de gebruiker begreep of moest begrijpen dat de wederpartij de inhoud van de voorwaarden niet kende. Het is dus niet van belang of de wederpartij de voorwaarden inderdaad heeft doorgenomen, heeft gelezen en begrepen. Het enkele feit dat de wederpartij de voorwaarden niet daadwerkelijk leest betekent dus niet dat de algemene voorwaarden niet van toepassing zouden zijn. Uw algemene voorwaarden gelden dus wel degelijk, ook wanneer de wederpartij deze niet doorleest.

Wel is het ingevolge art. 6:233 sub b BW van belang dat de gebruiker aan de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Wordt de wederpartij hiertoe niet in staat gesteld dan zijn (de bedingen in) de algemene voorwaarden vernietigbaar. Een vernietigbare rechtshandeling kan middels een buitengerechtelijke verklaring, hetzij middels een rechterlijke uitspraak worden vernietigd (zie art. 3:49 BW). Ingevolge art. 3:53 lid 1 werkt de vernietiging terug tot het tijdstip waarop de rechtshandeling is verricht en dienen reeds ingetreden gevolgen van deze vernietigde rechtshandeling ongedaan te worden gemaakt. Het is dus uitermate belangrijk om de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Maar hoe werkt dit nu in de praktijk?

2. Redelijke mogelijkheid tot kennisneming

Volgens de wet zijn er een drietal mogelijkheden waarop u de wederpartij een redelijke mogelijkheid kunt bieden van uw algemene voorwaarden kennis te nemen:

a. Ter hand stellen (art. 6:234 lid 1 sub a BW);

b. Ter inzage leggen (art. 6:234 lid 1 sub b BW);

c. Elektronisch ter beschikking stellen (art. 6:234 lid 1 sub c BW).

Ad a. Ter hand stellen
Het ter hand stellen van uw algemene voorwaarden aan de wederpartij houdt in de praktijk in dat u de voorwaarden daadwerkelijk overhandigd aan de wederpartij. Dit kan bijvoorbeeld door de voorwaarden op de achterzijde van uw briefpapier te printen of door een kopie van de voorwaarden aan de wederpartij te geven. Het is daarbij van belang dat dit geschiedt vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Op de achterkant van de overeenkomst is dus nog net op tijd. Echter, op de achterkant van de factuur is achteraf en dus te laat. Wij adviseren onze cliënten dan ook altijd om vóór het sluiten van de overeenkomst een exemplaar van de voorwaarden aan de wederpartij te overhandigen en in de individuele overeenkomst een bepaling op te nemen waarin staat vermeld dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en dat de wederpartij een afschrift van deze voorwaarden heeft ontvangen. Vervolgens tekent de wederpartij voor de overeenkomst, voor ontvangst van de algemene voorwaarden en de toepasselijkheid daarvan.

Ad b. Ter inzage leggen
Is het redelijkerwijs niet mogelijk om de voorwaarden ter hand te stellen dan kunt u de voorwaarden ook ter inzage leggen. Warenhuizen en supermarkten ontvangen dagelijks enkele honderden tot duizenden klanten. Het is niet redelijk om van de winkeleigenaar te verlangen aan elke klant, telkens opnieuw, een afschrift van de algemene voorwaarden te overhandigen; het overhandigen van een afschrift van de voorwaarden aan elke klant zou een dermate kostbare zaak worden dat de winkelier binnen de kortste keren haar deuren zou kunnen sluiten. In dergelijke gevallen volstaat de gebruiker met de mededeling dat de voorwaarden ter inzage liggen bij:

I. de gebruiker (op kantoor);

II. de Kamer van Koophandel of;

III. de griffie van een gerecht.

Daarbij dient u dan tevens te vermelden dat een exemplaar van de algemene voorwaarden op verzoek zullen worden toegezonden. Ook in andere gevallen is het denkbaar dat u de voorwaarden niet aan de wederpartij ter hand stelt maar deze ter inzage legt (bijv. wanneer de voorwaarden vele pagina’s beslaan zoals in het geval van toepasselijkheid van de RVOI of DNR).

Ad c. Elektronisch ter beschikking stellen

Wanneer u een overeenkomst langs elektronische weg sluit – denk daarbij bijvoorbeeld aan een overeenkomst gesloten via de telefoon of het internet – dan volstaat u door het vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking stellen van uw algemene voorwaarden aan de wederpartij. Daarbij dienen de voorwaarden door de wederpartij te kunnen worden opgeslagen en dienen de voorwaarden voor de wederpartij toegankelijk te zijn ten behoeve van latere kennisneming of, indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, u dient vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekend te maken waar van de voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen, alsmede dat zij op verzoek langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegezonden.

Heeft u bijvoorbeeld een webshop/webwinkel en hanteert u algemene voorwaarden? Plaats deze voorwaarden dan op een afzonderlijke pagina en voeg bovenaan deze pagina een link naar bijvoorbeeld een .pdf bestand van de voorwaarden toe, welk bestand door de klant kan worden opgeslagen. Vervolgens dient u er voor te zorgen dat aan de klant vóór of bij het afrekenen de mededeling wordt gedaan dat op alle door u gesloten overeenkomsten uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, alsmede aan de klant een link naar deze voorwaarden te tonen.

3. Battle of the forms

Het komt in de praktijk regelmatig voor: zowel opdrachtgever als opdrachtnemer verwijzen beide naar hun eigen algemene voorwaarden. Welke algemene voorwaarden gelden is in dat geval dus niet meteen duidelijk. Het verwijzen naar verschillende voorwaarden wordt ‘battle of forms’ genoemd. Welke voorwaarden gelden dan? In Nederland is de eerste verwijzing (offerte) bepalend, tenzij bij een volgende verwijzing (opdrachtverlening) uitdrukkelijk van de in de vorige verwijzing aangegeven algemene voorwaarden worden afgewezen. De volgende verwijzing is dan bepalend. Wanneer is echter sprake van een eerste verwijzing? Is dat alleen bij een offerte, of kan zo’n eerste verwijzing ook in eerdere correspondentie gelegen zijn, bijvoorbeeld in een uitnodiging tot het doen van een aanbod? De Hoge Raad heeft hierover een belangrijke uitspraak gedaan.

 

HR 13 juli 2001, RvdW 2001, nr 137 (Battle of the forms)
B. verzocht H. om een prijsopgave. In dit verzoek verwees B. naar zijn algemene voorwaarden. H. bracht een offerte uit. De offerte verwees naar H’s eigen voorwaarden. B. verleende vervolgens de opdracht en verwees weer naar zijn eigen voorwaarden. H’s offerte noch B’s opdracht wezen uitdrukkelijk andere voorwaarden van de hand. Welke verwijzing gold nu als eerste verwijzing: die in B’s prijsopgave of in H’s offerte? Volgens de Hoge Raad kon B’s offerteverzoek als een eerste verwijzing worden aangemerkt. B’s voorwaarden waren dus van toepassing. Het feit dat de kernafspraken van de overeenkomst pas daarna, bij de offerte en de opdrachtverlening, werden overeengekomen, stond hieraan niet in de weg. H. had de toepassing van B’s voorwaarden slechts kunnen voorkomen door al in zijn offerte uitdrukkelijk andere voorwaarden af te wijzen.

Ook voordat de ‘eigenlijke’ overeenkomst tot stand komt: dus bij zogenaamde ‘precontractuele correspondentie’, moet goed opgelet worden of de wederpartij al naar algemene voorwaarden verwijst. Is dat ongewenst, dan dienen die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand te worden gewezen. U doet er dus verstandig aan om in uw voorwaarden eventuele vlgemene voorwaarden van de wederpartij van de hand te wijzen en – indien de verwijzing van de wederpartij naar door de wederpartij gehanteerde algemene voorwaarden volgt op uw eigen verwijzing – de algemene voorwaarden van de wederpartij te controleren op een bepaling waarin uw voorwaarden van de hand worden gewezen.

4. Deponeren van algemene voorwaarden

Wanneer u redelijkerwijs niet in staat bent om voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij een exemplaar van uw algemene voorwaarden te overhandigen dan biedt de wetgever u de mogelijkheid om de voorwaarden te deponeren. Deponeren van algemene voorwaarden dient in dat geval te geschieden bij de Kamer van Koophandel of ter griffie van een gerecht.

Het deponeren van algemene voorwaarden is niet verplicht maar kan wel erg handig zijn met name als bewijs; wanneer u met de wederpartij van mening verschilt over de inhoud van de algemene voorwaarden op een bepaald tijdstip. Het is namelijk goed mogelijk dat u uw voorwaarden in de loop der tijd wijzigt en er onduidelijkheid ontstaat over de inhoud en omvang van de overeenkomst. In een dergelijke conflictsituatie biedt de gedeponeerde versie uitkomst. Doordat de voorwaarden bij het deponeren van een datum worden voorzien, kunt u aantonen wat de inhoud op welk moment was. Wij adviseren onze cliënten dan ook om een versie van hun algemene voorwaarden te deponeren.

5. Samenvatting

Om er zeker van te zijn dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op uw voorwaarden volgt u de volgende stappen:

1. Laat uw algemene voorwaarden opstellen door een gespecialiseerde jurist;

2. Deponeer uw Algemene Voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of ter griffie van een gerecht;

3. Overhandig uw voorwaarden voor of bij het sluiten van iedere overeenkomst aan uw klant/opdrachtgever; Is overhandiging niet mogelijk? Verwijs dan naar de deponering van uw voorwaarden en biedt aan op verzoek een exemplaar toe te zenden; Sluit u een overeenkomst langs elektronische weg? Toon uw klant/opdrachtgever de link naar de pagina met de algemene voorwaarden en zorg er voor dat de klant/opdrachtgever de voorwaarden op kan slaan en dat deze beschikbaar zijn voor latere kennisneming;

4. Zorg er voor dat uw algemene voorwaarden de voorwaarden van de wederpartij uitsluiten;

5. Hanteert uw klant/opdrachtgever eigen voorwaarden? Volgt de verwijzing van de klant/opdrachtgever naar zijn/haar algemene voorwaarden op die van u? Controleert u in dat geval de voorwaarden van uw klant/opdrachtgever op een bepaling waarin uw voorwaarden worden uitgesloten en vraag de klant/opdrachtgever deze bepaling te schrappen.

Wij hopen u met bovenstaande informatie een duidelijk beeld te hebben verschaft over de toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden. Mocht u na het lezen van dit artikel nog steeds met vragen zitten neemt u dan gerust even contact op met een van onze juristen door middel van ons contactformulier. Onze juristen helpen u graag verder.